Frågor ang. byte av leverantörer

Styrelsen har fått ett e-mail från en medlem med ett antal frågor som vi besvarat. Styrelsen vill arbeta utifrån principen att alla medlemmar ska ha rätt till samma information och lägger därför ut svaren i sin helhet på vår hemsida.

Svar från styrelsen:

”Till att börja med vill vi säga att vi strävar efter att vara så transparenta som det går och vårt mål är att alla medlemmar i vår förening ska få bra och relevant information. Vi vill att information som lämnas till en enskild medlem också ska kunna inhämtas av alla övriga medlemmar. Därför kommer vi att lägga samma information som vi nu skickar till dig på vår hemsida.

Dina frågor om upphandling av städtjänster, ekonomisk förvaltning, fastighetsskötsel, mark- och trädgårdsskötsel och teknisk förvaltning.
Vi kan tyvärr inte lämna ut offerter eller avtal eller uppgifter från dessa som pris och övriga villkor. Dessa uppgifter är konfidentiella och har lämnats från offererande företag till styrelsen i förtroende. Dessa uppgifter kan inte delas med 160 medlemmar. Nedan har vi därför endast rent allmänt beskrivit vår process och beslutsgrunder.

Städtjänster
Tidigare städavtal med City Städservice sades upp efter missnöje både från ett flertal medlemmar och från styrelsen själva. Styrelsen tog in tre offerter och vi valde Swedal fastighet då vi fick förtroende för företagets kvalitet.

Ekonomisk förvaltning
Restate sade upp avtalet med föreningen då de ville omförhandla avtalets pris och innehåll. Styrelsen tyckte då att vi skulle ta in konkurrerande offerter och tog in sju offerter. Conzignus Hem och Fastighet stack ut som den i särklass billigaste samtidigt som de fick de allra bästa referenser.

Fastighetsskötsel, mark- och trädgårdsskötsel och teknisk förvaltning

Styrelsen beslutade att även här ta in konkurrerande offerter och tog därför in sex offerter. Det vi sökte var en leverantör av samtliga ovanstående tjänster då vi ser det som en fördel av att samla tjänsterna hos ett fåtal leverantörer istället för att sprida ut uppdragen. Vi tyckte att Jensen fungerade bra på fastighetsservice men flera medlemmar var kritiska till mark- och trädgårdsskötseln. Styrelsen kände också att de behövde en mer kvalificerad partner inom teknisk förvaltning såsom projektledning av större projekt, bistånd i framtagande av underhållsplan, rådgivning i policyfrågor mm.

Svefab lämnade en mycket bra och informativ offert som var jämförbar i pris med Jensen. Vi fick också mycket bra intryck av en annan leverantör som dock var avsevärt dyrare. Styrelsen fick mycket goda referenser på båda och fann det inte motiverat att välja den dyrare utan valde Svefab.

Utvärdering av samtliga gjordes på ett antal grunder inom ekonomi, tillgänglighet, servicegrad, avtalsvillkor och kvalitet.

Vi kan som tidigare sagt inte lämna ut priser men vi kan relatera priserna till de gamla avtalen.
Jensen är drygt 1% dyrare än Svefab.
Restates nya avtal är 30% dyrare än Conzignus men då har Restate dessutom många tjänster utanför det fasta priset så Restates nya avtal skulle därmed bli avsevärt dyrare än 30%.
Swedal städning är drygt 30% dyrare än City Städservice på städning men hyra av entrémattor är 8% dyrare hos City Städservice.

Vi vill poängtera att vi ser ett värde av att då och då konkurrensutsätta befintliga leverantörer och att också inleda nya samarbeten. Både Jensen och Restate har varit leverantörer sedan 2013. Det har varit ett omfattande jobb men det har också gett oss idéer till flera nya förbättrade rutiner.

En beskrivning av samtliga våra fasta leverantörer är under framtagande och kommer att läggas på vår hemsida inom kort.

Kvarstår frågor om hanteringen av dessa tre upphandlingar så ska styrelsen svara på medlemmarnas frågor så gott vi kan på årsstämman då vi lägger in plats för frågestund.

Dina frågor om hyresavier
Vad gäller hyresavier så stod valet för oss att välja kvartalsvis fakturering eller månadsvis fakturering som du säger. Dock innebär kvartalsvis fakturering att hela hyresbeloppet för alla tre månader förfaller samtidigt. Det var enda valet vi hade och då tror vi att våra medlemmar föredrar månadsvis fakturering och betalning istället för kvartalsvis. Vi är själv inte helt nöjda med att vi bara har dessa två val och skulle gärna ha behållit kvartalsvis fakturering med månadsvis förfallodatum men det har tyvärr inte funnits som val. Ett av skälen till att Conzignus är så mycket billigare än övriga är att de har sina fasta rutiner och inte gör undantag eller har specialfall. Detta är dock det enda som vi funnit som en försämring. Vi har uppmanat Conzignus till att på sikt se över detta men tills vidare är det endast dessa två alternativ som finns. Vi skulle vilja att så många som möjligt ändå väljer e-faktura eller faktura med e-post och kommer att fortsätta uppmana till det. Nu är ni fortfarande 90 personer som inte har valt det utan har pappersfakturor.

Dina frågor om Svefab

Det var tråkigt att det tog tid med lampbytet. Göran på Svefab (Antons chef) tror att det berodde på att det behövdes två personer. Normalt sett ska man få hjälp senast nästa dag om det är ett akut ärende och inom en vecka om det inte är akut. Ett lampbyte är inte akut men så lång tid som åtta arbetsdagar tycker inte vi heller att det borde ha tagit. Rondering har skett och sker en gång per vecka men vi har inte haft någon speciell dag utan det har hanterats av Svefab själva. Oftast kommer de till oss på torsdagar eller fredagar men om de ska till vår fastighet i ett annat ärende så kan det hända att de tar rondering den dagen istället. Vi inför nu på prov att Göran kommer till oss varje fredag morgon för att fånga upp eventuella synpunkter, frågor eller ärenden som inte är anmälda.

Dina frågor om okända personer i källaren.

Det stämmer att vi har haft besiktning av Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, MSB. De har besiktigat alla våra skyddsrum och skickat oss protokoll på åtgärder som behöver vidtas. Styrelsen har uppdragit ett företag som arbetar specifikt med skyddsrum att vidta efterfrågade åtgärder. Det kan vara antingen MSB eller det företaget som din granne träffade i källaren. Vi borde med facit i hand ha informerat på hemsidan om detta men vi hade inte full koll på när de skulle vara hos oss. Informationen gick ut i informationsbrev men först redan efter att de börjat. Att man inte känner sig trygg i våra fastigheter är allvarligt. Det hade varit bra om man meddelat styrelsen direkt så att informationen kunde gått ut då.  Att kommunicera kan vara svårt men att  arbeta för ett ”tryggt boende” är något vi alla kan bidra till.

 

Dina frågor om ventilationen i skyddsrummet, SUG2. 

Det stämmer att det har att göra med de åtgärder som MSB initierat. Arbetet är inte klart men vi bevakar frågan inför slutbesiktningen.

Med vänlig hälsning

Styrelsen