Det har den senaste tiden varit många frågor om rutiner kring vår brf-mail. Här försöker vi nu förtydliga hur vi jobbar med mailen.

Vi går igenom vår mail dagligen, även helger har vi varit aktiva och svarat på inkommande mail. Alla i styrelsen har tillgång till mailen och ansvarar gemensamt för den. Vi har en person som är ansvarig för att alla mail läses och vidarebefordras till rätt person med rätt ansvarsområde. Den personen har sedan till uppgift att svara på mailet. Enkla ärenden försöker vi att svara på direkt. När det kommer till mer komplexa ärenden tar det naturligtvis längre tid. Om det är någonting som vi måste diskutera på nästa styrelsemöte kan det dröja en månad innan man får svar, beroende på hur nära inpå det är ett styrelsemöte. Men vi siktar på att svara på, eller iaf ge återkoppling att vi mottagit ditt mail inom en veckas tid. Vi är medvetna om att det inte alltid har varit så, men vi jobbar mot det målet.

För allas förståelse vill vi även informera om att vi får in många ärenden varje dag. Vi är en stor förening som sköts med hjälp av engagerade styrelsemedlemmar som utöver sitt vanliga jobb lägger många timmar i veckan på föreningsärenden. Det finns inte obegränsat med tid och därför måste vissa akutare ärenden prioriteras, dvs vissa ärenden som inte anses vara akuta blir lägre prioriterade och därför kan det ta tid att få svar. Ibland händer det att vi faktiskt missar att svara och vi ber om ursäkt om det har inträffat, så ska det inte vara, men det kan hända. Då uppskattar vi ett påminnelse-mail som påminner oss om ditt ärende.

För att hålla koll på alla ärenden som kommer in använder vi oss av ett verktyg som heter Trello där vi samlar in alla inkommande ärenden och sorterar upp dem i ”att göra”, ”påbörjade” och ”klara”. Detta hjälper oss att få en överblick och kunna göra rätt prioriteringar bland alla ärenden. Denna gås igenom på varje styrelsemöte.

Vi har under den senaste tiden fått utstå negativa kommentarer om vårt arbete i styrelsen och hur vi sköter vår mail och kommunikation. Vi jobbar hårt för att vi ska ha en väl fungerande förening och det händer dagligen mycket bakom kulisserna som man inte ser om man inte sitter med i styrelsen. Vi gör helt enkelt så gott vi kan…

Mvh

Styrelsen